Veri Saklama Politikası
KVKK madde 7, kişisel verinin işlenmesini gerektiren sebep ortadan kalktığında verinin silinmesini, yok edilmesini veya anonim hâle getirilmesini zorunlu kılar. Bu politika, hangi veriyi ne kadar süre tuttuğumuzu ve süre sonunda ne yaptığımızı tek bir tabloda toplar.
1. Saklama süreleri
| Veri | Saklama süresi | Süre sonunda | Dayanak |
|---|---|---|---|
| Demo talep kayıtları (ad, firma, e-posta, telefon, not, IP özeti) | Son temastan itibaren 12 ay | Kalıcı silme | Açık rıza — amaç ortadan kalkar |
| Müşteri platform verisi (adaylar, kayıtlar, sesli notlar, kartvizit görselleri, aktiviteler) | Abonelik süresi + 30 gün | Kalıcı silme | Hizmet Sözleşmesi md. 6.5 · DPA md. 10.1 |
| Kullanıcı hesapları ve profiller | Müşteri verisiyle aynı süre | Hesap ve profil silinir | Sözleşmenin ifası sona erer |
| Otomatik yedekler | 7 gün döngü | Döngüden düşer | SLA md. 6 |
| Hata kayıtları (kişisel veri taşımaz, mesajlar kırpılır) | 90 gün | Kalıcı silme | Meşru menfaat — güvenlik ve teşhis |
| Kullanım olayları (kota sayacı; kişi verisi içermez) | 24 ay | Toplulaştırılır | Faturalama ve kapasite planlaması |
| Destek oturumu kayıtları | 24 ay | Kalıcı silme | Şeffaflık ve denetim izi |
| Süperadmin denetim kayıtları | 24 ay | Kalıcı silme | Meşru menfaat — hesap verebilirlik |
| Fatura, sözleşme ve muhasebe kayıtları | İlgili mevzuattaki süre (kural olarak 10 yıl) | Kalıcı silme | KVKK md. 5/2-a — kanunda öngörülme |
| Kiracı "mezar taşı" kaydı (yalnızca firma adı, tarih ve silme kanıtı) | Muhasebe süresiyle aynı | Kalıcı silme | Silmenin kendisini kanıtlamak için |
2. 30 günlük pencere nasıl işler
Bir abonelik sona erdiğinde müşteri hesabı kapatılır ve o anda silme tarihi kaydedilir: kapanış tarihi + 30 gün. Bu 30 gün, müşterinin verisini Excel olarak dışa aktarması için tanınan süredir. Sürenin sonunda veri kalıcı olarak silinir; silinen veri en geç 7 gün içinde yedeklerden de düşer.
Silme işlemi, kapsamı gereği geri alınamaz olduğu için yetkili bir operatör tarafından ve firma adının yazılarak onaylanması koşuluyla yürütülür. Silme tarihi geçmiş bir hesap, yönetim panelinde gecikmiş olarak işaretlenir ve tamamlanana kadar uyarı olarak kalır.
3. Silinen veri kapsamı
Bir hesabın kalıcı silinmesinde şunların tamamı silinir:
- Tüm adaylar, kayıtlar, aktiviteler ve zenginleştirme sonuçları,
- Tüm etkinlikler ve etkinlik raporları,
- Kiracı yapılandırması, faturalar, kullanım olayları, hata kayıtları ve destek oturumları,
- Tüm ekip üyeleri — profiller ve giriş hesapları,
- Tüm depolama nesneleri — kartvizit görselleri ve sesli not dosyaları,
- Varsa müşteriye ait şifreli kasa anahtarları.
Yalnızca faturalama ve denetim geçmişi için gereken mezar taşı kaydı saklanır; bu kayıtta aday verisi veya kişisel veri bulunmaz.
4. Sözleşmeye özel süreler
Müşteri, Veri İşleme Sözleşmesi çerçevesinde farklı bir saklama veya silme süresi üzerinde anlaşabilir. Böyle bir durumda imzalanan sözleşmedeki süre bu tablodaki varsayılanın yerine geçer. Sözleşmede aksi kararlaştırılmadıkça yukarıdaki süreler uygulanır.
5. Erken silme ve ilgili kişi talepleri
Platform verisinde veri sorumlusu müşteri firmadır. Bir fuar ziyaretçisi verisinin silinmesini istiyorsa, talebi kartvizitini verdiği firmaya yöneltmelidir; o firma platformdan kaydı silebilir. Talep doğrudan bize ulaşırsa, ilgili müşteriye gecikmeksizin yönlendiririz ve müşterinin talebi yerine getirmesine teknik olarak yardımcı oluruz.
Capleed'in kendi veri sorumlusu olduğu veriler — özellikle demo talepleri — için silme talebinizi doğrudan kvkk@capleed.com adresine iletebilirsiniz; en geç 30 gün içinde sonuçlandırırız.
6. Yasal saklama yükümlülüğünün üstünlüğü
Vergi, ticaret ve muhasebe mevzuatı belirli kayıtların saklanmasını zorunlu kıldığında, bu kayıtlar silme talebine rağmen mevzuattaki süre boyunca saklanır. Bu durumda saklama, yalnızca ilgili yasal amaçla sınırlıdır; veri başka hiçbir amaçla kullanılmaz.